Project Management: Costo o Profitto?

Le origini del Project Management e le motivazioni all’adozione

Il Project Management nasce come risposta all’aumento della complessità nei processi produttivi, tecnologici e organizzativi, specialmente a partire dalla metà del XX secolo. L’esigenza di coordinare risorse, tempi, costi e obiettivi in contesti sempre più dinamici e interconnessi ha portato alla definizione di metodologie e standard in grado di garantire controllo, efficienza e ripetibilità.

Le aziende adottano il project management per diverse ragioni strategiche:

• Ridurre l’incertezza e migliorare la prevedibilità dei risultati
• Gestire efficacemente risorse e budget in contesti a vincoli multipli
• Accelerare il time-to-market e aumentare la reattività al cambiamento
• Allineare i progetti agli obiettivi di business e alla creazione di valore
• Favorire la collaborazione cross-funzionale e il coinvolgimento degli stakeholder

Oggi, in mercati globali e competitivi, il project management non è solo uno strumento tecnico, ma un fattore abilitante per la trasformazione organizzativa, l’innovazione e il miglioramento continuo.

Maturità nel Project Management: Cos’è, Benefici e Evidenze Internazionali

Il grado di maturità nel Project Management rappresenta il livello di sviluppo, formalizzazione e integrazione dei processi di gestione progetti all’interno di un’organizzazione. Riflette quanto l’organizzazione adotti in modo sistematico pratiche, strumenti e comportamenti coerenti con una gestione professionale e orientata al valore.

I principali modelli di riferimento (PMI OPM3, CMMI, Prado) classificano la maturità in cinque livelli progressivi:

1. Iniziale (Ad hoc) – Nessun processo standard; il successo dipende dagli individui.
2. Ripetibile – Prime pratiche documentate, ma non applicate in modo uniforme.
3. Definito – Processi standardizzati, formalizzati e condivisi nell’organizzazione.
4. Gestito – Processi misurati, monitorati e oggetto di controllo continuo.
5. Ottimizzato – Apprendimento continuo, con miglioramenti sistematici e integrazione nei processi strategici.

Numerosi studi internazionali confermano che esiste una forte correlazione tra il livello di maturità nella gestione dei progetti e i risultati concreti ottenuti dalle organizzazioni in termini di performance, efficienza e allineamento strategico.

• Il PMI – Pulse of the Profession (2023) mostra che le organizzazioni ad alta maturità completano l’80% dei progetti in tempo (vs. 36% per quelle a bassa maturità), rispettano il budget nel 72% dei casi (vs. 38%) e centrano gli obiettivi di business nel 77% dei progetti.
• Lo studio Oxford University & BT Global Services (2014) indica che una gestione strutturata riduce del 50% la probabilità di fallimento.
• Il CHAOS Report dello Standish Group rileva un +40% di successo nei progetti con un project manager formalmente assegnato e una metodologia strutturata.

Questi benefici crescono progressivamente man mano che un’organizzazione avanza nei livelli di maturità, che vanno da una gestione iniziale ad hoc fino a un livello ottimizzato, caratterizzato dal miglioramento continuo e piena integrazione nei processi aziendali.

📊 Benefici associati ai livelli di maturità:

Livello	Descrizione	Benefici Tipici
1. Iniziale / Ad hoc	Processi non standardizzati, gestione reattiva.	✅ Progetti spesso in ritardo o fuori budget ✅ Rischi non gestiti efficacemente ✅ Successo dei progetti <50%
2. Ripetibile	Esistono pratiche di base ma non sono uniformemente applicate.	✅ Tasso di successo progetti: +10% ✅ Maggiore controllo costi e scadenze in progetti ripetitivi ✅ Riduzione costi progetto: 6%
3. Definito	I processi sono standardizzati, documentati e formati.	✅ Riduzione costi progetto: 15–20% ✅ Aumento puntualità: +20% ✅ Maggiore soddisfazione dei clienti ✅ Migliore gestione rischi
4. Gestito	Misurazione e controllo dei processi di PM.	✅ Successo progetti >75% ✅ Riduzione deviazioni da budget/scadenze >30% ✅ Benefici pianificati più spesso realizzati
5. Ottimizzato	Miglioramento continuo, lessons learned sistematiche.	✅ ROI progetti superiore del 25–50% ✅ Innovazione accelerata ✅ Miglior allineamento strategico ✅ Massimo coinvolgimento dei clienti

In sintesi, l’avanzamento nella maturità di project management si traduce in benefici tangibili, sistematici e misurabili. Le organizzazioni più mature non solo migliorano le prestazioni dei singoli progetti, ma acquisiscono anche un vantaggio competitivo duraturo, grazie a una maggiore capacità di prevedere, governare e realizzare valore.

Caso reale: l’evoluzione di un’organizzazione industriale

Tra il 2017 e il 2019, ho lavorato per un’azienda specializzata nella progettazione e costruzione di impianti per il settore automobilistico, dell’elettronica e dell’energia. Spinta dalla crescente complessità delle commesse, dalla necessità di contenere i costi e dal desiderio di ridurre l’incertezza nella pianificazione abbiamo avviato un percorso di trasformazione della gestione dei progetti relativi agli ordini sottoscritti,  

A seguito di una analisi dettagliata dei metodi di lavoro in essere sono stati identificate quattro aree strategiche come oggetto principale di interventi strutturali, ciascuna con obiettivi specifici:

• Introduzione dello Stage-Gate process
  Questa scelta è stata guidata dal bisogno di introdurre punti di controllo formali lungo il ciclo di vita del progetto. Il modello Stage-Gate ha permesso di strutturare la governance, riducendo i rischi legati a progettualità poco mature e migliorando la visibilità sugli avanzamenti. Ha reso possibile fermare, correggere o ricalibrare un progetto prima di investire ulteriori risorse.
• Definizione chiara dei ruoli nel Core Team
  In precedenza, ruoli e responsabilità erano poco chiari, causando ritardi e conflitti tra funzioni. Con la definizione di un Core Team responsabile del progetto, guidato da un Project Manager, si è ottenuta maggiore coesione, responsabilizzazione e velocità decisionale. Il coinvolgimento formale delle funzioni fin dalla fase di offerta ha migliorato la qualità delle stime.
• Adozione sistematica del risk management
  L’inserimento del risk management già nelle prime fasi del progetto ha permesso di anticipare problemi e allocare correttamente le risorse di mitigazione. Questo ha contribuito a migliorare l’affidabilità del budget, riducendo i costi imprevisti e aumentando la sostenibilità economica delle offerte.
• Miglioramento nella programmazione e controllo costi
  L’implementazione di strumenti come WBS dettagliata, curve S e controlli SAP ha consentito una tracciabilità più precisa dei costi e dei tempi. Questo ha portato alla possibilità di attuare azioni correttive tempestive e ha contribuito al recupero del margine operativo.

I risultati ottenuti sono stati significativi sotto diversi punti di vista. Lo scostamento medio dei costi rispetto al budget si è ridotta di oltre il 70%, passando da oltre il 26% nel 2017 al 7% nel 2019. Parallelamente, è migliorata l’accuratezza delle previsioni economiche e la capacità dell’organizzazione di monitorare tempestivamente le deviazioni. Il margine operativo, precedentemente eroso da una gestione non strutturata e collegiale della definizione delle offerte e della efficiente gestione della esecuzione, ha mostrato un recupero consistente.

Questi risultati sono stati resi possibili da un approccio sistematico basato su metriche oggettive, raccolta dati e confronto continuo tra pianificato e consuntivo. L’utilizzo di strumenti statistici e modelli previsionali (curve S, deviazione standard, accuratezza stimata) ha permesso di trasformare l’intuizione in conoscenza, e la conoscenza in decisioni migliori. L’approccio quantitativo ha fornito evidenze concrete per il miglioramento continuo e ha aumentato la credibilità interna della funzione Project Management.

L’importanza della disciplina nei processi e nelle regole di ingaggio

Oltre agli aspetti strettamente metodologici uno degli elementi determinanti nel miglioramento delle performance progettuali e stata una determinata e costante disciplina nella loro applicazione. Rispettare processi codificati e regole di ingaggio non significa rigidità, ma creare un linguaggio comune che permetta di gestire in modo efficace l’incertezza. La disciplina crea fiducia nei dati, favorisce il confronto costruttivo e rende possibile una governance coerente su scala aziendale. La disciplina permette di comprendere le debolezze delle decisioni prese e conseguentemente identificare le appropriate azioni di miglioramento.

L’adozione sistematica e disciplinata dei processi (non solo la loro definizione formale) ha permesso all’organizzazione di:

• Rendere confrontabili i dati tra progetti diversi
• Migliorare la qualità delle analisi predittive
• Riconoscere tempestivamente le anomalie
• Sostenere il miglioramento continuo in modo misurabile

Questo approccio è visibile nel seguente grafico, che mostra l’evoluzione della distribuzione delle deviazioni di budget su base statistica:

La curva del 2019 è visibilmente più stretta e centrata, segno di maggiore controllo, standardizzazione e affidabilità dei processi. Il rispetto disciplinato delle regole ha trasformato il project management da funzione amministrativa a leva di valore strategico.

 

Conclusione

Investire nella maturità del project management non è solo una buona pratica: è una scelta strategica. I dati dimostrano che maturità significa:

• Maggiore affidabilità
• Minori sprechi
• Miglioramento della competitività
• Incremento del valore per stakeholder e clienti

📈 Dati di Riferimento PMI (Pulse of the Profession 2021-2023)

• Le aziende con alta maturità in PM completano l’80% dei progetti con successo, rispetto a solo il 50% delle aziende a bassa maturità.
• Hanno in media 30% in meno di sprechi (progetti falliti, overbudget o non allineati).
• Le organizzazioni “champions” (alto livello di maturità e sponsor coinvolti) riescono a realizzare il 90% dei benefici previsti.

La direzione è chiara: da un approccio reattivo a uno proattivo, da una gestione informale a una cultura del progetto come leva per la crescita.

Se desideri un supporto nel misurare il grado di maturità della tua organizzazione o sviluppare un percorso di crescita personalizzato, contattami per un approfondito assesment e la relativa definizione di un piano di miglioramento rapportato al tuo piano di crescita.